Заместители в бизнес-процессах Битрикс24

Все сотрудники бывают в командировках, отпуске и на больничном, а в это время им падают задания по согласованию различных документов и все это нужно как-то делегировать, желательно без участия этого самого сотрудника. В Битрикс24 нет стандартного функционала замещения, но мы сами можем частично воспроизвести его хотя бы в бизнес-процессах.

Создание Заместителя в профиле пользователя
Вывод Заместителя в профиле пользователя
Пример бизнес-процесса с заместителем в Битрикс24
1. Переменные в бизнес-процессе
2. Действия бизнес-процесса

Создание Заместителя в профиле пользователя

Идем в Администрирование —> Настройки —> Пользователи —> Список пользователей

Заходим в любого пользователя, открываем вкладку «Дополнительно» и нажимаем «Добавить пользовательское свойство».

Тип данных устанавливаем «Привязка к сотруднику», заполняем код поля, XML_ID и название поля на русском и английском.

Вывод Заместителя в профиле пользователя

Для вывода заместителя в профиле пользователя в блоке «Контактная информация» внизу выберите поля, которые хотите отобразить.

Теперь любой пользователь сможет указать заместителя, который будет согласовывать за него документы в бизнес-процессах.

Пример бизнес-процесса с заместителем в Битрикс24

В этом примере простое утверждение документа, это может быть договор или заявление на отпуск. Создаем процесс в Живой ленте, формируем поля документа, а затем создаем непосредственно сам процесс.

Переменные в бизнес-процессе

Нам необходимо создать три переменные:

Руководитель (или любой другой сотрудник, которого необходимо заменять в данном процессе) — тип переменной «Привязка к сотруднику»

Статус руководителя — тип переменной «Строка»

Зам руководителя — тип переменной «Привязка к сотруднику»

Действия бизнес-процесса

Определение руководителя

Для определения руководителя используем действие «Выбор сотрудника».

Заголовок — Определение руководителя
Тип — начальник
Для пользователя — выбираем поле документа с сотрудником, для которого нужно определить руководителя для согласования документа.
Уровень начальника — 1 (непосредственный начальник)
Резервные пользователи — на всякий случай укажем Администратора
Пропускать отсутствующих — Нет, убираем галочку
Пропускать с завершенным рабочим днём — Нет, убираем галочку

Руководитель

Это действие покажет нам кто же определился в качестве Руководителя в предыдущем действии. Такие отчеты помогают в отладке бизнес-процессов. Рекомендую вставлять подобное логирование после каждого ключевого действия и при разветвлении.

Заголовок — Руководитель
Текст — вставляем из предыдущего действия (для этого нужно нажать кнопку «…», выбрать раздел «Дополнительные результаты» и найти нужное действие). После вставки значения в конце нужно добавить параметр «>friendly», он нужен чтобы имя отображалось в обычном виде, а не в виде ID

Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку

Обновление Руководителя

В этом действии мы запишем определенного Руководителя в переменную. Возьмем действие «Изменение переменных».

Заголовок — Обновление Руководителя
Переменная — Руководитель
Значение — вставляем из действия «Определение руководителя» (для этого нужно нажать кнопку «…»)

Проверка отсутствия

Действие PHP-код. Проверим на месте ли Руководитель. Данный параметр определяется на основе графика отсутствия Битрикс. Вы можете найти его в разделе «Время и отчеты».

Заголовок — Проверка отсутствия Руководителя
PHP код:

global $DB;
$USER_ID = {=Variable:Ruk};
if (is_array($USER_ID))
$USER_ID = $USER_ID[0];
$USER_ID = preg_replace(«/[^0-9]/», », $USER_ID);
if (CIntranetUtils::IsUserAbsent($USER_ID))
{
$this->SetVariable(‘RukState’, ‘absent’);
}
else
{
$this->SetVariable(‘RukState’, ‘be_present’);
}

return CBPActivityExecutionStatus::Closed;

где {=Variable:Ruk} — это переменная «Руководитель», а ‘RukState’ — переменная «Статус руководителя».

‘absent’ и ‘be_present’ — значения, которые будут записаны в переменную «Статус руководителя» в зависимости от результата.

Статус руководителя

Логируем полученный статус.

Заголовок — Статус Руководителя
Текст — вставляем переменную «Статус Руководителя», так как мы записали в неё значение в предыдущем действии (для этого нужно нажать кнопку «…» , выбрать раздел «Переменные» и найти нужную).
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку

Руководитель на месте?

Выбираем конструкцию «Условие» и указываем в каком случае Руководитель на месте, а в каком нет.

Условие «Да»

Заголовок — Да
Тип условия — Значение переменной
Свойство или переменная — Статус руководителя
Условие — равно
Значение — be present (мы прописали его в PHP коде в случае присутствия)

Условие «Нет»

Заголовок — Нет
Тип условия — Значение переменной
Свойство или переменная — Статус руководителя
Условие — равно
Значение — absent (мы прописали его в PHP коде в случае отсутствия)

Разветвление

Логируем результат разветвления по условию.

На месте:

Заголовок — Разветвление
Текст — Руководитель на месте
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку

Отсутствует:

Заголовок — Разветвление
Текст — Руководитель отсутствует
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку

Определение Заместителя

Действие PHP-код. Определим Заместителя руководителя, если он указан в профиле.

Заголовок — Определение Заместителя
PHP код:

global $DB;
$USER_ID = {=Variable:Ruk};
if (is_array($USER_ID))
$USER_ID = $USER_ID[0];
if (substr($USER_ID,0,5)==’user_’)
$USER_ID = substr($USER_ID,5);
$PROPERTY_CODE = «UF_ZAM«;
$rsUsers = CUser::GetList(($by=»login»), ($order=»asc»), array(«ID»=>$USER_ID), array(«SELECT»=>array($PROPERTY_CODE)));
if ($arUser = $rsUsers->GetNext())
{
$this->SetVariable(‘RukZam’, ‘user_’.$arUser[$PROPERTY_CODE]);
}
else
{
$this->SetVariable(‘RukZam’, »);
}

return CBPActivityExecutionStatus::Closed;

где {=Variable:Ruk} — переменная «Руководитель», UF_ZAM — пользовательское поле, которое мы добавили в карточку пользователя в самом начале.

‘RukZam’ — переменная «Зам руководителя». В переменную вносится Заместитель, если он есть, если же нет, то записывается пустое значение.

Зам Руководителя

Заголовок — Зам Руководителя
Текст — вставляем переменную «Зам Руководителя», так как мы записали в неё значение в предыдущем действии (для этого нужно нажать кнопку «…» , выбрать раздел «Переменные» и найти нужную).
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку

Уведомление Руководителя

Отправим уведомление Руководителю и/или его Заместителю об утверждении документа. Возьмем действие «Уведомление пользователя».

Заголовок — Уведомление Руководителя
Отправитель уведомления — выбираем сотрудника, который направляет документ на утверждение
Получатель уведомления — выбираем переменную «Руководитель» и «Зам руководителя»
Текст уведомления для сайта — пишем что предстоит согласовать или утвердить, при необходимости добавляем характеристики документа
Тип уведомления — Персонализированное

Утверждение документа

Отправим документ на утверждение Руководителю и/или его Заместителю. Возьмем действие «Утверждение документа.

Заголовок — Утверждение документа
Утверждают сотрудники — выбираем переменную «Руководитель» и «Зам руководителя»
Тип утверждения — Любой сотрудник (если руководитель в командировке или на встрече, то сам сможет утвердить документ, если же нет, то это может сделать и заместитель)
Название задания — Укажите в названии наименование документа, который нужно утвердить
Описание задания — Укажите что нужно утвердить, добавьте ссылку на документ, укажите его параметры, которые влияют на решение. Полезно указывать дату и время в начале описания.
Устанавливать текст статуса — Нет (т.к. мы выбрали, что утверждает любой сотрудник, то нам неинтересен процент согласования, он всегда будет 100)
Текст статуса — установлен по умолчанию, можно изменить по желанию
Текст кнопки подтверждения в задании — можно оставить по умолчанию, либо изменить на более подходящее выражение
Текст кнопки отказа в задании — можно оставить по умолчанию, либо изменить на более подходящее выражение
Показывать поле ввода комментария — по Вашему усмотрению
Обязательность комментария — по Вашему усмотрению
Метка для поля комментария — можно оставить по умолчанию
Период утверждения — по умолчанию неограниченный период, но можно задать срок, по истечению которого процесс пойдет дальше
Ограничить доступ — Нет
Тип делегирования — Всем сотрудникам (нет смысла запрещать делегирование вышестоящим сотрудникам)

В данном бизнес-процессе задание на утверждение документа направляется параллельно Руководителю и Заместителю руководителя, это сделано для того, что если Руководитель отсутствует по причине командировки или находится на встрече, то он вполне может утвердить документ в мобильном приложении. Если Вы хотите направлять задание только Заместителю, то продолжайте разные ветки, а не «сливайте» задание в одно, как сделала я.

Лайфхак

Для того чтобы применять эту конструкцию, не создавая каждый раз заново, поместите ее в «Блок действий», а блок в «Мои действия» дизайнера бизнес-процессов, это позволит быстро применять часто повторяющиеся схемы, которые Вы используете.